Sudah bukan rahasia umum lagi bahwa office excel dan access menjadi primadona pengguna aplikasi software microsoft office untuk mengolah dan menghitung data. Menghitung (penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan lain-lain) menggunakan office excel dan access tidak hanya berupa data angka (number) saja akan tetapi juga data huruf/karakter (numeric).
 |
| Gambar: Shortcut office Excel dan Access |
Dua dari tujuh aplikasi pengolahan data yang tersedia dalam aplikasi software microsoft office ini terdapat kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Kelebihan antara Excel dan Access khususnya efisiensi waktu pengolahan dan menampilkan data.
Baik excel maupun access sangat praktis untuk mengolah dan menyajikan hasil penjumlahan dan porsentase. Pada lembar dokumen words juga dapat dipergunakan untuk menghitung serta menampilkan hasil penjumlahan secara otomatis. Namun menghitung data dalam lembar kerja word tidak seefektif menggunakan Excel dan Access.
Kelebihan dan kekurangan pengolahan data menggunakan Microsoft office excel dengan Access antara lain yaitu:
- Baik Excel maupun access kedua-duanya dapat dipegunakan untuk mengolah data baik data number maupun numeric secara otomatis. Namun hasil data menggunakan access memiliki keunggulan lebih yaitu dalam satu file access dapat dibuat model file lainnya (tabel, report dan form).
- Dalam excel formula yang dibuat untuk menampilkan data hasil perhitungan harus dibuat sebanyak jumlah baris tabel/kolom yang akan dihitung. Sementara Access rumusnya hanya dibuat sekali namun dapat menampilkan hasil otomatis sejumlah data yang diinput baik melalui tabel maupun Form
- Formula (rumus) yang dibuat dalam lembar kerja (worksheet) excel untuk menampilkan hasil pengolahan otomatis sangat mungkin dapat rusak akibat kekurang hatian pengolah data. Sementara kerusakan formula tabel/form data diolah menggunakan Access sangat sulit walaupun pengolah data tersebut dikerjakan oleh pemula.
- Data yang diolah menggunakan tabel access (database) dapat menghasilkan lebih dari satu model tampilan yang masing-masing memiliki fungsi dan kegunaan masing-masing (tabel dan report). Kedua model lembar data ini dapat diprint masing-masing pula. Sedangkan excel tergantung dari jenis tabel yang diolah dan diatur itu saja. kan tetapi masih memungkinkan menampilkan data dengan PivoTabel.
- Wadah untuk Input data diolah menggunakan Access sangat memungkinkan dibuatkan form terpusat sedangkan excel metode membuat form agak sulit dibandingkan access. Dalam lembar kerja access sudah tersedia tab khusus yang berada pada menu file sehingga memudahkan penggunanya membuat Form.
- Pencarian data (kata/angka) tertentu dalam worksheet excel oleh pengolah data dapat menggunakan fungsi form find yang berada pada menu file Excel. Sementara dalam access harus dibuat terlebih dahulu dengan memanfaatkan fungsi combo box yang dapat dibuat di dalam form.
- Baik Excel maupun Access sama-sama dapat menampilkan data sortir. Namun yang membedakan keduanya adalah:
- Dalam worksheet excel jika ingin menyortir data harus dibuat terlebih dahulu dengan manual
- Data yang terdapat dalam tabel database Access sudah tersedia tools sortir data otomatis tanpa harus membuat terlebih dahulu. Letak tools tersebut berada pada masing-masing kolom tabel data.
Itulah antara lain perbedaan dan persamaan pengolahan dan menampilkan hasil data dengan menggunakan excel dan access.
Artikel lainnya
Cara Menghitung Kata Dalam Microsoft Office Word
Cara Cepat Mengontrol Tulisan Dalam Lembar Dokument Office Word
Cara Protect Sheet Microsoft Office Excel
Cara Melindungi Sheet Excel Agar Tidak Bisa Dihapus Pengguna Lain
Cara Membuat Tabel Database Microsoft Office Access
Cara Membuat From Aplikasi Database Office Access
